Algemene privacyverklaring Havenbedrijf Rotterdam N.V. en Havenmeester Rotterdam
Deze privacyverklaring is van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van het Havenbedrijf Rotterdam N.V. (HbR). Hierin leest u hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen, en welke rechten u heeft.
Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens die u ons verstrekt en houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). HbR is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
Voor verwerkingen die onder verantwoordelijkheid van de Divisie Havenmeester (“DHMR”) van het Havenbedrijf Rotterdam N.V. (“HbR”) uitgevoerd worden namens de Havenmeester van Rotterdam verwijzen wij u naar de toegespitste verklaringen:
Contactgegevens
Havenbedrijf Rotterdam NV
Wilhelminakade 909
3072 AP Rotterdam
Functionaris gegevensbescherming
Stuur een email
Heeft u vragen of wilt u gebruik maken van een van uw individuele rechten? Neem dan contact met ons op.
Verwerking persoonsgegevens
Als HbR kunnen wij verschillende persoonsgegevens van uw verwerken, afhankelijk van uw relatie tot HbR. Dat kan zijn als u een evenement bezoekt, gebruik maakt van onze faciliteiten, klant of leverancier bent of op een andere manier contact met ons heeft. Per situatie beschrijven wij:
- Welke persoonsgegevens wij verwerken
- Voor welke doeleinden;
- Op welke rechtsgrond;
- Aan wie wij de gegevens verstrekken;
- Hoe lang wij de gegevens bewaren.
Namens uzelf
Wij kunnen persoonsgegevens van u verwerken in de volgende situaties:
U bezoekt onze website portofrotterdam.com
Om de website goed te laten functioneren, gebruikt HbR cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op de computer van de gebruiker opgeslagen worden.
We maken onderscheid tussen functionele, analytische en tracking cookies. De functionele cookies staan altijd aan gezien deze noodzakelijk zijn om de basisfuncties van de website te laten werken. Ze zijn essentieel voor het correct functioneren van onze website en zijn nodig om bijvoorbeeld instellingen of voorkeuren vast te houden tijdens een bezoek aan de website of voor een volgend bezoek. U kunt ervoor kiezen om de analytische -en marketing/tracking cookies uit te schakelen. Uw cookie-instellingen kunnen op elk moment worden aangepast door te klikken op het blauwe cookie-icoon links onderaan de website.
U vindt gedetailleerde informatie over alle cookies in onze cookieverklaring.
U bezoekt de Rotterdamse haven
De volgende persoonsgegevens kunnen wij van uw verwerken:
o Voor- en achternaam;
o Beeldmateriaal personen (gezicht, uiterlijke kenmerken);
o Locatie tijdens gebruik toegangspoortjes;
o Naam binnenvaartschip en ENI-nummer (scheepsidentificatienummer)
o Kentekens van voertuigen
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Registratie bezoekers voor beveiliging pand;
o Toegangscontrole;
o Vaststellen identiteit om bezoekerspas uit te reiken;
o De bevordering van een effectieve, veilige en efficiënte afhandeling van het scheepvaartverkeer en het zorgdragen voor nautische en maritieme orde en veiligheid, alsmede het optreden als bevoegde havenautoriteit in het Rotterdams havengebied;
o De ontwikkeling, aanleg, beheer en exploitatie van het haven- en industriegebied in Rotterdam, in de ruimste zin van het woord
o Live-stream in Port Pavillion: Het inzetten van de webcams draagt bij aan de doelstellingen van HbR, waarin het programma Beleef de Haven tot doel heeft de verbinding havenstad te verstevigen en de positieve reputatie en het draagvlak te bestendigen en verder uit te bouwen. De webcams zijn daarom geplaatst op ware hotspots voor recreatieve doeleinden. Het live karakter onderstreept de beleving die men zelf kan ervaren.
o Onderzoek naar calamiteiten.
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Overheidsinstanties, regelgevende instanties, toezichthouders en de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen.
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG) of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o In principe worden camerabeelden worden 30 dagen na opname bewaart. Ingeval van een incident worden de beelden 1 jaar bewaart. Indien de camerabeelden worden gevorderd ten behoeve van een strafrechtelijk onderzoek of –procedure wordt de bewaartermijn verlengt tot 7 jaar.
o Sommige camerabeelden worden gebruikt om machine-learning modellen te trainen om assets te herkennen.
U bent bezoeker van Portlantis
U bezoekt Portlantis als individueel? Dan verwerken wij u persoonsgegevens als bezoeker.
Als u Portlantis bezoekt kunnen we onderstaande gegevens van uw verwerken:
o Voorletter(s), voornaam en achternaam;
o Adres en postcode;
o Geslacht;
o E-mailadres(sen) en telefoonnummer(s);
o Naam en KvK-nummer van uw organisatie;
o Organisatie en afdeling;
o Rekeningnummer;
o IP-adres;
o Camerabeelden;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Het afhandelen van uw aankoop van producten of leveren van diensten;
o Het aangaan en beheren van overeenkomsten met u;
o Het verbeteren van producten en/of diensten van HbR;
o Het beheren van relaties en marketing, zoals het onderhouden en bevorderen van het contact met bestaande en toekomstige klanten;
o Klantenservice;
o Facturatie;
o Debiteurenbeheer;
o Interne en externe audits;
o De ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken, marktstrategieën en klanttevredenheidsonderzoeken.
o Onderzoek naar calamiteiten.
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR
o Overheidsinstanties, regelgevende instanties, toezichthouders en de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen.
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG) of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o Camerabeelden worden 7 dagen na opname bewaart. Ingeval van een incident worden de beelden 1 jaar bewaart. Indien de camerabeelden worden gevorderd ten behoeve van een strafrechtelijk onderzoek of –procedure word de bewaartermijn verlengt tot 7 jaar.
o Gegevens omtrent uw reservering worden 3 maanden bewaart.
o Gegevens noodzakelijk voor de facturatie zijn we verplicht om 7 jaar te bewaren.
U bezoekt een evenement van HbR
De volgende persoonsgegevens kunnen wij van uw verwerken:
o Voor- en achternaam;
o E-mailadres;
o Dieetwensen;
o Allergieën;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Registratie gasten
o Toegangscontrole
o Bereidstellen van eten
o Onderzoek naar calamiteiten
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Overheidsinstanties, regelgevende instanties, toezichthouders en de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen.
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG) of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o De gegevens worden 30 dagen na bezoek bewaart.
U abonneert een nieuwsbrief van HbR
Via de website van HbR kunt u verschillende nieuwsbrieven abonneren zoals 'Haven in Bedrijf', 'Portlantis', 'Port Information Notices' of 'de Havenkrant''.
Om u een nieuwsbrief te kunnen sturen hebben we de volgende gegevens van uw nodig:
o (zakelijk) e-mailadres;
o Voor- en Achternaam;
o Bedrijf;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Versturen van nieuwsbrief aan abonnees
o Abonnees (havengebruikers) direct informeren over bijzonderheden;
o of verstoringen in het nautisch proces;
o het verbeteren van producten en/of diensten van HbR;
o het beheren van relaties en marketing, zoals het onderhouden en bevorderen van het contact met bestaande en toekomstige klanten;
o de ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken, marktstrategieën en klanttevredenheidsonderzoeken.
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens (art. 6 lid 1a AVG).
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o De gegevens worden bewaard totdat men zich afmeldt.
U maakt gebruik van het klokkenluider formulier
Verwerkte persoonsgegevens (indien aangegeven)
o Voor- en achternaam;
o Telefoonnummer;
o E-mailadres;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Het afhandelen van de ingediende klokkenluidersmelding
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Overheidsinstanties, regelgevende instanties, toezichthouders en de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen.
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG) of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o Ingediende melding worden 10 jaar na het afsluiten van de melding verwijderd.
U maakt gebruik van het klachtenformulier
Indien u een klacht indien, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van uw verwerken:
o Bedrijfsnaam;
o Voorletters;
o Tussenvoegsel;
o Naam;
o Emailadres;
o Telefoonnummer;
o Adres;
o Plaats;
o Postcode;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Het afhandelen van de ingediende klacht; o Het verbeteren van de dienstverlening;
o Onderzoek naar calamiteiten.
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG) of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Overheidsinstanties, regelgevende instanties, toezichthouders en de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen.
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o Ingediende klachten worden 5 jaar na het afsluiten van de melding verwijderd.
U dient een verzoek in met betrekking tot uw persoonsgegevens
Als betrokkene hebt u bepaalde rechten die volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en/of Wet politiegegevens (“Wpg”). U kunt ons bijvoorbeeld vragen welke persoonsgegevens en/of politiegegevens wij van uw verwerken of de gegevens laten corrigeren als deze niet kloppen.
Persoonsgegevens
o Achternaam;
o Voorletters;
o Geboortedatum;
o Adres;
o Woonplaats;
o Postcode;
o E-mailadres;
o Aard van het verzoek;
o Toelichting op verzoek;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden: o Het voldoen aan de wettelijke verplichting;
De persoonsgegevens worden verwerkt om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen.
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o Wij bewaren uw persoonsgegevens 5 jaar na afhandeling van uw verzoek.
U solliciteert bij HbR
U reageert op een vacature of toont interesse in het verrichten van werkzaamheden voor HbR? Dan kunnen we de volgende persoonsgegevens van uw verwerken:
o Voor- en achternaam;
o E-mailadres(sen) en telefoonnummer(s);
o Gegevens over uw arbeidsverleden, waaronder een Curriculum Vitae (CV), en een motivatiebrief;
o Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet;
o Andere gegevens die u actief aan ons heeft verstrekt door het overhandigen van uw CV, motivatiebrief, referenties en aanbevelingen;
In de loop van het sollicitatieproces kunnen wij ook de volgende persoonsgegevens van u vastleggen:
o Afhankelijk van de functie waar u naar solliciteert is een (online) assessment (of vergelijkbare vaardighedentest) onderdeel van de sollicitatieprocedure. De resultaten van de door u gemaakte assessment wordt alleen met uw voorafgaande toestemming door het assessmentbureau met HbR gedeeld;
o Afhankelijk van de functie waar u naar solliciteert is een medische keuring bij de Arbo Unie onderdeel van de sollicitatieprocedure. Dit om de geschiktheid voor zwaar werk te beoordelen;
o In een enkel geval verwerken wij ook gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van u als kandidaat, waaronder aanbevelingsbrieven en referenties. Dit vragen wij enkel nadat wij toestemming van u hebben ontvangen;
o Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet;
o Andere gegevens die u actief aan ons heeft verstrekt tijdens een van onze sollicitatiegesprekken;
Indien wij een arbeidsvoorwaardengesprek met u aangaan, dan vragen wij, indien nodig, ook de volgende aanvullende informatie:
o Inzage in salarisstrook over laatstverdiende salaris. Deze gegevens worden niet in de systemen van HbR opgeslagen. U bent niet verplicht om deze gegevens aan ons te verstrekken. Het niet verstrekken heeft geen gevolgen voor de afhandeling van uw arbeidsvoorwaardengesprek;
Bovengenoemde persoonsgegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
o Voor werving en selectie van (nieuw) personeel bij HbR; o De beoordeling van uw geschiktheid voor een functie;
o Het kunnen doen van een aanbod aan Sollicitanten die met succes naar een functie binnen HbR hebben gesolliciteerd;
o Het leggen en onderhouden van contact met u (per post, telefonisch en per e-mail);
o Het verstrekken van toegang tot terreinen, gebouwen en ruimtes van HbR;
o Het behandelen van eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
o De uitvoering of toepassing van wettelijke verplichtingen;
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens (art. 6 lid 1a AVG), omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG) of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens kunnen aan de volgende derden worden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o De persoonsgegevens kunnen ook aan derden worden verstrekt indien dat noodzakelijk is in verband met het uitvoeren van een assessment, screening en/of keuring door een keurende arts. HbR zal u voorafgaand hierover informeren;
o In bepaalde gevallen is HbR wettelijk verplicht de gegevens te verstrekken aan derden, zoals Justitie.;
o Overige instanties, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld;
o Wij bewaren uw persoonsgegevens tot uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Indien u daarvoor toestemming heeft gegeven, worden de persoonsgegevens maximaal tot een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaart. Na deze periode worden uw gegevens vernietigd of geanonimiseerd.
o Het kan echter noodzakelijk zijn de persoonsgegevens langer te bewaren om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen.
U hebt zakelijk contact met HbR
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken in deze situaties:
U hebt zakelijk contact met HbR
Het Havenbedrijf controleert de integriteit van nieuwe of bestaande klanten.
De volgende persoonsgegevens kunnen in verwerkt worden indien u zakelijk contact hebt met HbR
o Voorletter(s), voornaam en achternaam;
o Adres en postcode;
o Geboortedatum;
o E-mailadres(sen) en telefoonnummer(s);
o Naam en KvK-nummer van uw organisatie;
o Kopie legitimatiebewijs, paspoort of verblijfsvergunning;
o Informatie over ondernemingsvorm van de aanvrager;
o Informatie over veroordeling, schikking met het Openbaar Ministerie, aanmerking als verdachte of oplegging van een bestuurlijke fiscale boete in de afgelopen vijf jaar van aanvrager of zijn/haar zakenpartners;
o Of de aanvrager in de afgelopen twaalf maanden eerder een informatieformulier bij HbR heeft ingediend;
o Controle in hoeverre de indiener het formulier toch opnieuw moet invullen;
o Informatie over betrokkenheid bij andere ondernemingen;
o Informatie over eigen en externe financiering vastgoedtransactie;
o Ondertekening contractspartij of gemachtigde;
Bovengenoemde persoonsgegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
o Verificatie van de identiteit van de klant om integriteitsrisico’s te beoordelen;
o Beoordeling van de eigendomsverhoudingen om integriteitsrisico’s te identificeren;
o Beoordeling van het strafrechtelijk verleden om integriteitsrisico’s te identificeren;
o Beoordeling van de integriteit van nieuwe en bestaande klanten en zakenpartners;
o Beoordeling van de financieringsbronnen en kredietwaardigheid om financiële integriteit te waarborgen;
o Verificatie van de beoogde activiteiten en gebruik van het vastgoed om integriteitsrisico’s te beoordelen;
o Formele bevestiging en akkoord van de verstrekte informatie;
o Handhaven van de veiligheid en gezondheid van het Haven Industrieel Complex, omwonenden en medewerkers van HbR;
o Naleving van wet- en regelgeving, waaronder naleving van voorschriften op grond van wet- en regelgeving, zoals geschillen en verweer tegen aanspraken van derden;
o Onderzoek naar calamiteiten;
o Kwaliteits- en tevredenheidsonderzoeken.
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG), of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
Wij verwerken strafrechtelijke persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het beoordelen van een verzoek van een betrokkene om een beslissing over hem te nemen of om een prestatie aan hem te leveren. Deze verwerking vindt plaats in het kader van het beoordelen van de integriteit van personen die een huuraanvraag indienen voor vastgoed of infrastructuur binnen het Haven Industrieel Complex Rotterdam. De verwerking is gebaseerd op artikel 33 lid 2 sub a van de UAVG.
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o De Zeehavenpolitie Rotterdam;
o Overheidsinstanties, regelgevende instanties, toezichthouders en de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld;
o Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de screening van (potentiële) klanten worden uiterlijk 2 jaar na het moment van afronding van de controle bewaart, ter controle indien een nieuw formulier door dezelfde partij ingediend wordt.
U geeft toestemming voor het gebruik van uw AIS-signaal data
HbR kan de volgende persoonsgegevens van u verwerken, die zijn opgenomen in het AIS-signaal, in het bijzonder:
o Scheepsnaam;
o Scheepsidentificatie;
o Afmetingen schip;
o MMSI-nummer;
o Positie;
o Tijd elektronische positiebepaling;
o Koers;
o ETA (estimated time of arrival);
o Herkomst;
o Bestemming;
o Snelheid over de grond;
o Vaarstatus;
o Referentiepunt PI op schip;
o Laadvermogen;
o Blauwe kegels en diepgang;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Gebruik in en ten behoeve van producten en diensten van HbR ter bevordering van de handel en het transport in de logistieke keten;
o Interne test-, analyse- en modeltrainingsdoeleinden;
Uw AIS-data zullen niet voor handhavings- en/of inspectiedoeleinden gebruikt worden.
De wettelijke grondslag waarop HbR uw AIS-gegevens verwerkt is uw specifieke toestemming, die u aan HbR verstrekt door akkoord te gaan met de voorwaarden “Toestemming voor gebruik AIS-data', waarvan deze 'Privacyverklaring toestemming gebruik AIS-data' integraal onderdeel uitmaakt.
o Uw toestemming kunt u te allen tijde intrekken door een e-mail met uw verzoek te sturen onder vermelding van 'Toestemming gebruik AIS-data' of door gebruik te maken van het online formulier.
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o De AIS-data (inclusief de daarin opgenomen identificerende gegevens) kunnen door HbR in de HbR-producten en -diensten aan derden worden verstrekt ter bevordering van de handel en het transport in de logistieke keten. Deze derden zijn de gebruikers van de digitale producten en diensten van HbR.
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
HbR bewaart identificerende gegevens uit de AIS-data niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verkregen. Identificerende data worden na 24 maanden geanonimiseerd, waardoor ze niet meer herleidbaar zijn tot een individu, specifiek vaartuig of specifieke onderneming. Geanonimiseerde gegevens zullen door HbR ook na deze 24 maanden kunnen blijven worden bewaard en gebruikt.
U wenst toegang tot ISPS-gecertificeerde havenfaciliteiten die onder de verantwoordelijkheid van HbR vallen
HbR kan de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
o Voor- en achternaam;
o Adres;
o Zakelijk e-mailadres;
o Telefoonnummer;
o Bedrijfsnaam;
o Voertuiggegevens (merk, model, kleur, kenteken);
o Identiteitsgegevens;
o Burgerservicenummer (BSN);
o Nummer identiteitsdocument;
o Nationaliteit;
o Gender;
o Geboorteplaats;
o Geboortedatum;
o Lengte;
o Foto/videobeelden;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Autorisatie bij toegangsverlening:
o Vooraanmelding bezoek;
o Identiteitscontrole;
o Echtheidscontrole identiteitsdocument;
o Foto/videobeelden gezicht;
o Bewaking havenfaciliteit:
o Tijdig opmerken verdachte activiteiten;
o Tijdig opmerken van onbevoegden
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG), of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld;
o Bezoekregistratie wordt vanaf toegang tot faciliteit 1 jaar bewaart
o Identiteitscontrole wordt niet bewaart
o Videobeelden worden vanaf opname video 28 dagen bewaart.
U bent binnenvaartschipper, scheepsagent of werkzaam bij een rederij of cargadoor
Wanneer u, als schipper, de haven van Rotterdam aandoet en gebruikt maakt van de faciliteiten van de Rotterdamse haven brengt HbR havengelden in rekening en int deze. Voor zeehavengelden (“ZHG”) en binnenhavengelden (“BHG”) is een afzonderlijk proces ingericht. Meer informatie over ZHG en BHG, zoals de algemene voorwaarden, kunt u vinden op onze website. Zie hier voor ZHG en hier voor BHG.
Voor het berekenen en innen van ZHG en BHG kunnen onze betrokken afdelingen onderstaande gegevens van u verwerken:
o Voor- en achternaam contactpersoon;
o Functie van de contactpersoon;
o E-mailadres en telefoonnummer contactpersoon;
o BHG: scheepsnaam en scheepsnummer (ENI-nummer);
o Adresgegevens bedrijf;
o Bankgegevens bedrijf (IBAN);
o Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
o KvK- uittreksel: alle te raadplegen gegevens KvK; o Btw-nummer;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden
o Facturatie/creditering havengelden en de controle daarop;
o Signaleringsfacturatie (zie voor informatie de website);
o Het bepalen van kortingen op de havengelden;
o Relatiemanagement cq. klanttevredenheidsonderzoek;
o Debiteurenbeheer;
o Het afhandelen van eventuele juridische geschillen;
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG), of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Geautoriseerde vertegenwoordigers;
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o De gegevens worden 7 jaren bewaart na datum opstellen van de factuur.
U maakt gebruik van de My Port - Landlease applicatie
Landlease is een havenportaal waardoor u sneller en slimmer zakendoet met HbR. Dit portaal is ontwikkeld voor bedrijven die zich gevestigd hebben in de Rotterdamse Haven.
Verwerking persoonsgegevens
o Zakelijk email adres;
o Voor- en Achternaam;
o Telefoonnummer;
o Bedrijf;
o Rol;
Doeleinden
o Om in te kunnen loggen, aanvragen en meldingen te kunnen doen met een persoonlijk account om landlease administratie in te kunnen zien;
o Dienstverlening leveren;
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG), of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld: o De gegevens worden 2 jaar bewaart na einde contract.
U maakt gebruik van de Port Real Estate website
Port Real Estate geeft een overzicht van beschikbaar vastgoed in de Rotterdamse haven. Hier vindt u vastgoed, te koop en te huur, in het haven industrieel complex.
Verwerking persoonsgegevens
o Voor- en Achternaam;
o E-mailadres;
o Telefoonnummer;
o Vraag of opmerking (open veld);
Doeleinden
o Verhuren of verkopen van vastgoed in het Haven Industrieel Complex Rotterdam na aanvraag van betrokkenen;
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG), of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o De gegevens worden 6 weken bewaart na afhandeling van de aanvraag.
U doet een aanvraag voor sponsoring door HbR
Persoonsgegevens
o Naam contactpersoon;
o Functie;
o E-mailadres;
o Telefoonnummer;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Het beoordelen en afhandelen van de aanvraag voor sponsoring;
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG), voor het behartigen van een ''gerechtvaardigd belang'' (art. 6 lid 1f AVG), of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld:
o De gegevens worden 1 jaar bewaart.
U bestelt een havenkaart via het bestelformulier
Indien u een havenkaart besteld kunnen we de onderstaande persoonsgegevens van u verwerken:
o Aanhef;
o Naam;
o Adres;
o Woonplaats;
o Postcode;
o Telefoonnummer;
o E-mailadres;
o Btw-nummer;
o Factuuradres;
o Opmerkingen;
Bovengenoemde gegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
o Het afhandelen van de bestelling, levering van de bestelde kaart(en) incl. Facturatie;
De persoonsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de ''uitvoering van een overeenkomst'' (art. 6 lid 1b AVG) of om te voldoen aan een ''wettelijke verplichting'' (art. 6 lid 1c AVG).
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor bovengenoemde doeleinden:
o Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
o Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen;
HbR bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld;
o De gegevens worden 7 jaar bewaart naar afhandeling van bestelling.
Rechtsgronden voor verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is:
Uitvoering van overeenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met u.
Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HbR of van een derde. Dit kan bijvoorbeeld zijn het waarborgen van de veiligheid en integriteit van onze havenactiviteiten door te controleren of nieuwe gebruikers of huurders voldoen aan de vereisten en te voorkomen dat onze faciliteiten worden gebruikt voor illegale activiteiten. Deze belangen worden altijd afgewogen tegen uw fundamentele rechten en vrijheden.
Voldoen aan wettelijke plicht
Wij kunnen verplicht zijn uw persoonsgegevens te verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op HbR rust.
Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen, vragen wij vooraf uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht om deze toestemming weer in te trekken. Dit kan via de opt-out functie in de digitale nieuwsbrief als u daarop geabonneerd bent of via het online formulier “verzoek met betrekking tot persoonsgegevens” op onze website www.portofrotterdam.com/privacy. Het intrekken van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht: de verwerking tot aan het moment van intrekking blijft rechtmatig.
Gevolgen van het niet verstrekken van persoonsgegevens
U bent niet verplicht om persoonsgegevens te verstrekken. Indien u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter mogelijk dat wij geen uitvoering kunnen geven aan onze werkzaamheden.
Ontvangers van persoonsgegevens
Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dat noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Hierbij gaat het onder andere om:
- Verwerkers die namens ons diensten uitvoeren en daarbij persoonsgegevens verwerken (zoals IT-leveranciers of beveiligingsbedrijven).
- Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken (zoals overheidsinstanties).
Met alle partijen aan wie wij persoonsgegevens verstrekken, treffen wij passende organisatorisch, contractuele en/of wettelijke maatregelen, om te waarborgen dat deze gegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt in overeenstemming met de AVG. Deze afspraken kunnen zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, hoofdovereenkomst of andere bindende afspraken, afhankelijk van de rol van de betreffende partij.
Gegevens uit andere bronnen
Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen via andere bronnen, zoals openbare registers. Wij verwerken deze gegevens alleen indien dit rechtmatig is en voor de doeleinden zoals in deze Privacyverklaring beschreven.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Tenzij anders vermeld, verstrekken wij geen persoonsgegevens aan landen buiten de EER. Indien doorgifte toch noodzakelijk is, passen wij de door de AVG vereisten waarborgen toe, zoals standaardcontactbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens;
- Recht op rectificatie (verbetering) van uw persoonsgegevens onjuiste gegevens;
- Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (“recht op vergetelheid”)
- Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens;
- Recht om uw gegeven toestemming in te trekken.
u kunt uw verzoek indienen via privacy [at] portofrotterdam.com of via het formulier op onze website. Let op: deze rechten zijn niet absoluut: Dat wil zeggen dat wij niet in alle gevallen gehoor hoeven te geven aan een verzoek ter uitoefening van deze rechten.
Klachten
Als u, ondanks de zorgvuldigheid waarmee wij met uw persoonsgegevens omgaan, een klacht heeft over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, en dan kunt u contact met ons opnemen via [email protected]. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring is opgesteld op 21 januari 2026. HbR kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld in verband met gewijzigde wet- en regelgeving of aanpassingen in onze werkwijze. De meest recente versie vindt u op onze website.
Klachten?
Je kunt een klacht indienen over de verwerking van je persoonsgegevens door HbR of door Havenmeester Rotterdam bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.